GERASSIST • El sistema inteligente de gestión para residencias de Koinsys

La gestión del día a día de una residencia de la tercera edad es una tarea laboriosa y que lleva consigo una gran responsabilidad. Koinsys, socios de Innovasturias, nos cuenta el interesante proyecto que ha desarrollado para hacer las cosas más fáciles y más eficientes en este ámbito.

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La naturaleza del trabajo que se desarrolla en estos centros hace que se genere una enorme cantidad de información que se debe recoger y almacenar de forma cuidadosa, para que esté disponible de la forma más rápida y sencilla para su consulta. A la gestión administrativa y de personal del centro se une la toma de registros médicos, medicaciones, pautas de administración de esas medicaciones, atenciones recibidas, visitas médicas…

En la actualidad ya existen herramientas que permiten la recogida, almacenamiento y posterior consulta de toda esa información. Pero aún se puede ir más allá, en el sentido de realizar un análisis inteligente de esa gran masa de datos que se genera. La obtención de un conocimiento más profundo sobre nuestros métodos de trabajo –para detectar malas o buenas prácticas y corregir las primeras o continuar con las segundas, poder manejar patrones de comportamiento frente a determinadas situaciones, que nos permitan prevenir una posible enfermedad o detectar cambios en el estado de bienestar de los residentes– nos permitirá dar una asistencia más completa y de calidad.

El sistema que estamos desarrollando en KOINSYS, además de las tradicionales funciones de recogida, almacenamiento y clasificación de la información, ofrece el tratamiento de ésta con las tecnologías más modernas de análisis de datos y de aprendizaje automático.

Así, se podrán obtener gráficos, resúmenes, curvas de tendencia para, a partir de ellos, prevenir incidencias, mejorar el aprovechamiento de nuestros recursos, ser más eficientes en el trabajo e incluso minimizar la generación de deshechos.

El sistema cuenta con dos partes: una de escritorio y una móvil, conectadas y sincronizadas entre sí. Y está pensado en forma modular, de manera que se podrán incorporar nuevas funciones en próximas versiones o prescindir, a medida, de aquéllas que no sean relevantes para algún cliente. La parte de escritorio está pensada para el personal de administración: allí se recibe y se centraliza toda la información que genere la parte móvil durante la jornada de trabajo.

En la siguiente figura se muestra la pantalla de entrada a la aplicación de escritorio, con el correspondiente menú.

Por otro lado, cada empleado o empleada estará, mientras desempeña su turno, provisto de un dispositivo móvil con el que podrá, en cualquier momento y desde cualquier lugar de la residencia, con solo acercarlo a una etiqueta previamente grabada, consultar la ficha de cada residente y acceder a toda la información información necesaria y relevante para que su atención sea óptima. Estas etiquetas se colocarán en cada habitación y en zonas comunes, agilizando y facilitando el proceso.

En la siguiente imagen se ve, por ejemplo, el aspecto de la pantalla del dispositivo móvil después de cargar las tareas pendientes en un determinado momento de la jornada.

De la misma forma, y a través del mismo dispositivo móvil, se puede incorporar a la base de datos cualquier incidencia en cualquier lugar del centro y en el preciso momento en que se produzca.

En la imagen siguiente podemos ver una captura de la pantalla del registro de una incidencia (en este caso, una caída). Asimismo, se registrarán todas las medidas que se hayan tomado para el tratamiento de la incidencia –que en este caso podría ser la llamada a una ambulancia o una primera cura– o si el incidente se ha saldado sin mayores consecuencias para el paciente.

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Éste es un resumen básico de las principales funcionalidades de cada uno de los módulos que forman el sistema básico.

Residentes

  •  Fichas completas de datos personales y de contacto del residente.
  •  Información de estancia (zona, habitación, cama, objetos, etc).
  •  Datos de facturación.
  •  Historial médico, tratamientos médicos y controles necesarios.
  •  Análisis inteligente de datos de cada residente.
  •  Plan de atención individualizado.

Personal

  •  Definición y gestión de perfiles profesionales y tareas.
  •  Fichas completas del personal.
  •  Gestión y organización de turnos con plantillas.
  •  Ayuda para la planificación frente a bajas, vacaciones, etc.

Sanitario

  •  Información detallada de medicamentos.
  •  Registro de consumo de medicamento según tratamientos.
  •  Previsión de medicamentos.
  •  Información detallada de centros médicos.
  •  Registro de salidas médicas (Programadas, urgentes).
  •  Análisis inteligente de la información.

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Ventajas

  •  Adaptable a las preferencias de cada centro.
  •  Beneficio económico inmediato, ya que elimina errores, ahorra tiempo y material y facilita la toma de decisiones.
  •  Intuitivo y fácil de utilizar.
  •  Aumenta la productividad de sus empleados.
  •  Centraliza toda la información.
  •  Servicio de mantenimiento con actualizaciones y soporte técnico.
  •  Cumple con la normativa de protección de datos.

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Otros módulos:

  •  Portal para familias: Permite a los familiares autorizados por el centro acceder a información en tiempo real sobre las actividades, tareas realizadas sobre el residente, estado general y cualesquiera otros datos que el centro desee poner a su disposición, desde cualquier lugar con conexión a internet.

La residencia puede ahorrar tiempo y recursos dedicados a las tareas informativas, ya que es automático, además de mejorar su imagen y aumentar la confianza de los familiares.

  •  Gestión económica: Normalmente, de la gestión económica se ocupan asesores especializados, pero se podría desarrollar un módulo a medida, incluyendo facturación a particulares, entidades y organismos públicos; informes económicos y de rentabilidad, etc.
  •  Cocina y comedor: Se está generalizando la subcontratación de la alimentación con empresas externas especializadas. Por esta razón, este módulo no se incluye en la base del sistema, sino como una opción.

En caso de que el centro cuente con servicio de cocina propio, se podría desarrollar un módulo para la gestión de alimentos, incluyendo alertas ante posibles alergias, recomendaciones médicas, elaboración automática de menús a partir de los niveles nutricionales y de variedad exigidos, control del stock de materias primas (para que los menús se elaboren en base a las existencias y se generen avisos en caso de que el stock de un determinado alimento haya bajado por debajo de los mínimos marcados), etc. También se podría incluir un análisis de los menús suministrados por la empresa de catering, para asegurar que la variedad y el nivel nutricional exigido por el centro se cumple.

Acerca de INNOVASTURIAS
INNOVASTURIAS es una asociación sin ánimo de lucro de iniciativa empresarial que se propone establecer un foro permanente de encuentro entre las Empresas, la Universidad y la Administración, con el objetivo de fomentar la Innovación Tecnológica. Las actuaciones de INNOVASTURIAS están orientadas a sensibilizar a las empresas de la importancia de la innovación tecnológica para poder ofrecer productos y servicios más competitivos en el mercado.

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