Especial Herramientas de Teletrabajo III

Publicamos la tercera parte del ciclo sobre herramientas de teletrabajo que empezamos a principio de la semana, con motivo del estado de alarma que se estableció en todo el país y que ha llevado a muchos trabajadores a ejercer desde sus hogares.

Después de haber conocido diferentes aplicaciones de Comunicación el martes y de Almacenamiento, Gestión y Edición de archivos, Envío de archivos e Integración el miércoles, hoy cerramos el ciclo con Gestión de Proyectos y Productividad  y Creatividad.

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Gestión de proyectos y productividad

1) Trello

Se trata de una herramienta que permite organizar tareas y gestionar proyectos mediante la creación de tarjetas, listas y tableros. De esta forma se puede realizar un correcto seguimiento de las tareas por parte del equipo y ver cuales tienen prioridad o cuales ya se han realizado. Además, permite añadir comentarios, archivos adjuntos, fechas de vencimiento y mucho más.
https://trello.com/es

2) Loomio

Se trata de una herramienta ideal para tomar decisiones de forma remota colectivamente dentro de una empresa o equipo de trabajo cuando, por incompatibilidades de horario o disponibilidad, no pueden realizarse reuniones online. Funciona invitando a los usuarios y creando un debate o discusión en los que cada uno puede aportar su punto de vista mediante las opciones de aceptar, rechazar, abstenerse o bloquear la propuesta o decisión a tomar. Una vez que cada participante haya tomado su decisión, se podrá desarrollar la medida correspondiente.
https://www.loomio.org/

3) Toggl

Cuando se trabaja para varios clientes o en varios proyectos, resulta muy útil contabilizar el tiempo dedicado a cada uno de ellos. Para ello, esta herramienta actúa de forma similar a un cronómetro y permite medir los tiempos y asignar cada tiempo al trabajo concreto al que corresponde. De esta forma se puede saber cuanto tiempo facturar o si las tareas sobrepasan el tiempo de la jornada de trabajo.
https://toggl.com/

4) Tinypulse

Se trata de una herramienta que permite evaluar la satisfacción de los trabajadores mediante encuestas aleatorias semanales, que muestran cómo se sienten los empleados y que necesitarían mejorar. Permite detectar carencias y mejorar el entorno de trabajo cuando este se realiza de forma telemática.
https://www.tinypulse.com/

5) Monday

Este sistema opera como un centro de trabajo virtual, permitiendo una vista panorámica de todos los procesos y flujos de trabajo, facilitando así el trabajo en equipo. Incluye también otras características como la realización de tareas de forma automática y la fusión de plantillas según las necesidades de cada empleado.
https://monday.com/

6) Todoist

Se trata de un organizador que permite añadir tareas que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Hace posible el trabajo en equipo permitiendo compartir las listas, asignar tareas a otros miembros y agregar comentarios a las tareas.
https://todoist.com/es/

7) Omnifocus

Se trata de un gestor de proyectos y acciones que permite desde etiquetar personas, establecer localizaciones, orden prioridad o nivel de energía de cada tarea, hasta organizar la jornada laboral según estas acciones y poder calificarlas y revisarlas.
https://www.omnigroup.com/omnifocus/

8) Basecamp

Este organizador de proyectos y listas de tareas permite ver en qué está trabajando cada miembro del equipo en un momento determinado, añadir anuncios, listas de tareas, calendarizar acciones o eventos, compartir documentos y archivos y hablar mediante un chat de equipo.
https://basecamp.com/

9) Idonethis

Se trata de una herramienta de control de actividad en equipo. Los miembros del equipo pueden añadir sus tareas, ver cuáles están en proceso y cuáles no se pueden hacer y cómo resolver esta situación. Por otro lado, proporciona datos de los progresos y la organización del equipo para facilitar la toma de decisiones.
https://idonethis.com/

10) Chimp or champ

Es una herramienta que permite conocer la productividad de los trabajadores, así como su satisfacción con su puesto e involucración en el mismo. Mide de manera anónima el ritmo del equipo y promete mejorar la productividad de cada miembro. De esta manera los empleados se sienten más escuchados y motivados en su actividad laboral.
http://chimporchamp.com/

11) TimeDoctor

Es un gestor de productividad del empleado que monitoriza los tiempos y mejora los resultados. Entre sus herramientas se encuentran la monitorización de la actividad mediante chat y capturas de pantalla, medición de tiempos por proyecto y clientes, control de pausas y avisos cuando se visitan sitios web no relacionados con el trabajo. Incluye la realización automática de informes detallados sobre estos aspectos.
https://www.timedoctor.com/

Creatividad

1) Mindnode
Es una herramienta para la conceptualización de ideas, elaboración de mapas mentales y procesos de brainstorming. Se trata de una herramienta muy visual que ayuda a ordenar y poner por escrito las ideas que van surgiendo en un equipo. Permite la utilización de etiquetas, notas, stickers, apuntes e incluso se pueden relacionar con otras tareas y otras ideas que vayan apareciendo.
https://mindnode.com/

2) Stormboard

Es similar a una pizarra virtual en la que se pueden capturar, organizar, comentar y priorizar ideas, además de apuntes y anotaciones. De esta manera se pueden crear planes y proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo, establecer fechas de entrega y objetivos. Permite también exportar los documentos generados a Word, Powerpoint o Excel.
https://stormboard.com/

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Esperamos que los tres bloques del ciclo hayan sido de vuestro interés. Recordad que con el teletrabajo puede aumentar la inseguriadad en la red, y por tanto, estar expuestos a posibles ataques cibernéticos. Por ello os dejamos un interesante artículo de nuestros socios Área Digital Abogados que esperamos os pueda ser de utilidad:
Coronavirus, teletrabajo y privacidad

Especial Herramientas de Teletrabajo II

Ayer comenzamos un ciclo dedicado a las herramientas de teletrabajo que pensamos que os podrían ser de gran utilidad durante estas semanas si habéis trasladado vuestra oficina al hogar durante el confinamiento por el COVID-19.

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Después de haber visto 9 herramientas de Comunicación, con las que podéis organizar desde pequeñas charlas informales o reuniones de empresa, hoy  toca el turno de Almacenamiento, gestión y edición de archivos, Envío de archivos e Integración.

Almacenamiento, gestión y edición de archivos

1) Herramientas de Google

Estas herramientas van desde Google Drive, el disco duro virtual que permite almacenar archivos y compartirlos de forma remota, hasta Google Docs, el equivalente de Microsoft Word, que permite editar de forma online archivos de texto por varias personas a la vez. Otras herramientas son Google Sheets y Google Slides, equivalentes a los programas Excel y Powerpoint de Microsoft. Todas estas herramientas son completamente gratuitas y muy buenas a la hora de trabajar desde casa y editar archivos entre varios compañeros de forma simultánea.
https://www.google.com/intl/es_es/chrome/

2) Libre Office

Se trata de un paquete de software de oficina gratuito de código abierto que cuenta con un procesador de texto (Writer), un editor de hojas de cálculo (Calc), un gestor de presentaciones (Impress), un gestor de bases de datos (Base), un editor de gráficos vectoriales (Draw) y un editor de fórmulas matemáticas (Math).
https://es.libreoffice.org/

3) Dropbox

Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea entre dispositivos y compartirlo con otros usuarios. Incluye además Paper, una herramienta de trabajo colaborativo en equipo que hace posible crear listas con fechas de entrega, seguimiento de agendas, añadir archivos y dejar valoraciones en tiempo real.
https://www.dropbox.com/es_ES/

4) Onedrive

Se trata de la nube de almacenamiento de archivos de Microsoft que permite además compartirlos con los miembros de un equipo y colaborar en tiempo real en su elaboración con la suite Office 365. Todo funciona mediante vínculos que se pueden compartir por correo electrónico, mensaje de texto, etc.
https://onedrive.live.com/about/es-es/

Envío de archivos

1) We Transfer

Es un servicio que se basa en la transferencia de archivos de gran tamaño de forma online. Su funcionamiento es muy sencillo e intuitivo y permite incluso proteger los archivos con una contraseña. Además, cuenta con otros servicios como Paste (una herramienta que permite presentar ideas creativas en equipo o bien a un cliente o a otros empleados) o Collect (herramienta que permite crear tableros colaborativos a los que añadir enlaces, imágenes, vídeos o audios).
https://wetransfer.com/

2) Ydray

Permite el envío de archivos sin registro previo utilizando únicamente una dirección de email o generando un enlace que permitirá compartirlo con cualquier persona. Es un servicio gratuito con capacidad de hasta 5 GB, 20 destinatarios y 50 archivos, aunque cuenta con opciones de pago que permiten ampliar estas características.
https://ydray.com/

Integración

1) Zapier
Se trata de un servicio web de automatización de tareas que permite la integración con casi todas las herramientas y aplicaciones anteriores. Estas se conectan entre ellas para establecer flujos de trabajo y operaciones no disponibles en sus plataformas sin necesidad de supervisión humana. Es, además, muy útil para desarrollar programas personalizados a medida para tu empresa.
https://zapier.com/home

Especial Herramientas de Teletrabajo

Con motivo del estado de alarma en el que nos encontramos y debido a las medidas tomadas para combatir al COVID-19, con una gran cantidad de trabajadores que ven trasladadas sus oficinas a los hogares (en donde Innovasturias nos incluimos), publicamos esta pequeña guía con diferentes herramientas muy sencillas y que os serán de gran utilidad para el Teletrabajo.

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La guía está formada por herramientas de Comunicación, Almacenamiento, Gestión y Edición de Archivos, Envío de Archivos, Gestión de Proyectos y Productividad, Creatividad y finalmente Integración.

En esta primera entrega os enseñamos unas cuantas herramientas relacionadas con la Comunicación que esperamos sean de gran ayuda.

1) Slack

Es una herramienta ideal para comunicarse entre los miembros de una empresa, similar al correo electrónico, pero que permite crear un espacio de trabajo donde organizar las conversaciones en canales y, de esta manera, simplificar su seguimiento y tener una mejor organización de las tareas.
https://slack.com/intl/es-es/

2) Hangouts 

Esta aplicación permite realizar videollamadas de hasta 10 personas en simultáneo, así como enviar mensajes y hacer llamadas de voz convencionales. Es sencilla de usar y está vinculada a la cuenta de Gmail, por lo que tiene una buena accesibilidad.
https://hangouts.google.com/?hl=es

3) Microsoft Teams

Se trata de una plataforma de trabajo colaborativo de Microsoft Office 365. La versión gratuita proporciona chat ilimitado y llamadas de audio o vídeo en grupo o de forma individual, 10 GB de almacenamiento de archivos compartidos y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También permite colaborar en tiempo real con las apps para web de Office.
https://teams.microsoft.com/downloads

4) Skype

Este programa permite realizar videoconferencias uno a uno o entre varios usuarios al mismo tiempo. Es ideal para organizar reuniones y poder desarrollar de forma más sencilla las tareas y el trabajo a realizar. Además, es totalmente gratuito y dispone de versiones para varios sistemas operativos.
https://www.skype.com/es/get-skype/

5) Zoom

Es una herramienta de conferencia remota alojada en la nube, que permite realizar llamadas de video y audio de hasta 1.000 participantes, pudiendo ver hasta 49 videos en pantalla. Además, hace posible grabar las conversaciones de forma local o en la nube y se pueden añadir transcripciones generadas automáticamente por IA. Otras funcionalidades interesantes son la capacidad para realizar anotaciones colaborativas al compartir pantallas de manera simultánea, la posibilidad de llevar a cabo votaciones, preguntas y respuestas, y los indicadores de atención de los asistentes, que garantizan reuniones interactivas.
https://zoom.us/

6) Whereby

Se trata de una herramienta de reuniones a través de vídeo que se pude utilizar desde cualquier navegador (incluso móvil) sin necesidad de descargar una aplicación. Para asistir a las reuniones no es necesario iniciar sesión, aunque sí para organizarlas. Permite hasta 50 participantes e incluye funcionalidades como compartir pantallas, grabación de estas y personalización de los enlaces para acceder a las reuniones.
https://whereby.com/

7) Adobe Connect

Es la herramienta de videoconferencia de Adobe. Su principal característica es que permite una total personalización de la interfaz, pudiendo adaptarse a cada necesidad en cada momento y haciendo las reuniones más interactivas. Pueden habilitarse diferentes elementos en la pantalla como chat, vídeo, encuestas, simulaciones y anotaciones. Además, los interlocutores pueden diseñar la disposición de la pantalla de forma colaborativa.
https://www.adobe.com/products/adobeconnect.html

8) Cisco Webex

Se trata de un conjunto de herramientas que abarcan desde reuniones en línea con funciones propias de mensajería, videollamada, uso compartido de archivos y pizarra, hasta llamadas de conferencia en la nube. Permite su integración con otras aplicaciones como Trello o Microsoft Teams.
https://www.webex.com/es/video-conferencing.html

9) Workplace

Es un conjunto de herramientas de Facebook que ofrece un espacio de colaboración para equipos y proyectos con servicios de creación de grupos, chat y videollamadas. Permite conectar a las personas y que estas tengan acceso a la información y sugerencia más recientes, aumentando la capacidad de interacción.
https://es-la.facebook.com/workplace

 

Entrevista a Carmen Alonso Cuervo, Directora General de Bittia Media S.L.

Hoy conocemos un poco mejor a Bittia Media, nuevos Socios de Innovasturias, a través  de su Directora General Carmen Alonso:

Buenos días Carmen, ¿A qué se dedica la empresa a la que pertenece?

Es una empresa dedicada a la comunicación, marketing y publicidad.

¿Qué le impulsó a asociarse a Innovasturias?

La comunicación es un sector en constante transformación por lo que siempre es necesario tener predisposición a la innovación. Creemos que es importante pertenecer a un club donde los socios están predispuestos a valorar la innovación en cualquier ámbito. Creemos que podemos ayudarles en lo que nosotros somos expertos a la vez que ellos pueden ser para nosotros un referente en otros campos estableciéndose alianzas y sinergias que puedan revertir en beneficios mutuos.

Foto carmen

¿Cómo se vive la innovación en el día a día de su sector?

Como una necesidad vital. En una empresa con más de 30 años de trayectoria como es nuestro caso hemos experimentado dos grandes revoluciones en comunicación. Vimos nacer el diseño digital en primer lugar y la revolución de Internet y las Redes Sociales, y todo ellos cada día sufren cambios, por lo que hay que estar alerta y en constante evolución.

¿En qué innovan y cómo lo hacen?

Tratamos de innovar en todo lo que hacemos. Diríamos que incluso sin darnos cuenta. Como reza en el lema de Innovasturias, vemos, creemos y hacemos, pues gran parte de nuestro trabajo es consecuencia de una idea inicial consecuencia de un análisis, de una visión, de creer que es posible y de hacerlo finalmente. Como ejemplo, en nuestro caso fuimos la primera empresa en España en utilizar la realidad aumentada para la promoción de un producto de gran consumo.

En la actualidad desarrollamos soluciones materiales, web y digitales, para promociones, eventos, presentaciones… todo lo que creemos que puede ser necesario o conveniente para nuestros clientes en función de los objetivos que persiguen. Siempre tratamos de ir un poco más allá para darle más valor a nuestro trabajo y no quedarnos como meros intermediarios pasivos.

¿Cómo le puede ayudar Innovasturias al fomento de la innovación en su organización?

Aunque tenemos interiorizado que la innovación es importante para cualquier empresa, al pertenecer al Club podemos vernos reflejados en el resto de socios a través de sus proyectos, pues nos sirven como estímulo constante y nos ayudan a afianzarnos en la creencia de que merece la pena desarrollar nuevas perspectivas y buscar horizontes nuevos, independientemente de que finalmente nos lleven al éxito o no. Es por tanto importante estar al día de los avances en esta materia del resto de socios para lo que es necesario recabar información y darla a conocer a través de encuentros esporádicos y distintas formas de comunicación.

bittia

¿Y su visión de Asturias en torno a la innovación?

Creo que en Asturias tenemos el talento suficiente para poder innovar en cualquier tipo de empresa. El problema, que no es pequeño, es que muchas de las empresas que conforman el tejido productivo de nuestra región, están más ocupadas en tratar de recuperarse de la brutal crisis en la que estuvimos inmersos, que en poner a la Innovación en el organigrama, por ser considerada, subconscientemente quizás, como un gasto y no como una inversión. Pienso, además, que la percepción es que estamos poco posicionados a nivel nacional en materia de Innovación. Hay empresas que son punteras pero como comunidad autónoma es otra cuestión. Tenemos que hacer un esfuerzo en este sentido para que nuestro posicionamiento como región redunde en beneficio de todos.

Tecnologías Facilitadoras Esenciales: Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC)

Las TIC son las tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, registro y presentación de información en forma de voz, imágenes y datos en contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica y electromagnética.

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Las TIC se caracterizan por ser una TFE instantánea, interactiva y con capacidad para su inmaterialidad/digitalización.

Entre sus productos ya desarrolladas destacan los smartphone, geolocalizadores, videojuegos y comercio electrónico.

Y entre sus propósitos de futuro están la mejora de la logística y seguridad, la gestión del agua, los análisis de datos o los sensores.

Podéis encontrar más referencias sobre las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) en:

PLANETIC: www.planetic.es

 

 

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